Facility Management Instandhaltung langfristig intelligent planen ISS arbeitet auf die Lancierung eines elektronischen Tools hin, das die langfristige Bewirtschaftung umfangreicher Immobilienbestände erleichtert. Dieses garantiert berechenbare Budgets und den jederzeitigen Überblick über die Kosten und die Instandhaltungsmassnahmen. Patrick Döbelin, Head Key Account Management bei ISS. ISS plant für die Betriebsgebäude von UBS den Unterhalt und die Instandhaltung. Dass das Portfolio mehrere Hundert Liegenschaften umfasst, macht es anspruchsvoll, den Überblick zu wahren über Terminierung und Ablauf der erforderlichen Massnahmen sowie die daraus resultierenden Kosten. ISS entschied sich daher 2012, in Zusammenarbeit mit dem Kunden ein eigenes datenbankbasiertes Tool, das Customer Information Portal (CIP), für die Mehrjahresplanung weiter zu entwickeln. Diese Applikation bringt enorme Vorteile gegenüber der auf Excel basierten Vorläuferlösung. Kosten jederzeit im Griff Die Mehrjahresplanung ist ein Finanzplanungsinstrument, das dem Kunden alle fälligen technischen und baulichen Massnahmen auflistet und die daraus folgenden Kosten darstellt. Er gelangt so zu einem bere- bisher aufgebrauchten Budgets. Werden Massnahmen abgebrochen, verschoben oder günstiger als geplant abgeschlossen, lassen sich die dadurch frei werdenden Mittel darstellen», beschreibt Patrick Döbelin, Head Key Account Management bei ISS, den grossen Vorteil des Systems. Die Arbeit mit dem CIP basiert auf der Zustandsanalyse der Gebäude und deren Anlagen, die durch die ISS Mitarbeitenden vor Ort vorgenommen wird. Diese dient als Grundlage für die Planung der notwendigen Unterhalts- und Erneuerungsmassnahmen. Anschliessend werden die Massnahmen je nach Dringlichkeit priorisiert. So entsteht ein Jahresprogramm, die Unterhaltsplanung, dessen Ausführung im Einzelnen jeweils durch den Objektverantwortlichen des Kunden freigegeben wird. Planung über mehrere Jahre ISS hat das System Anfang 2013 bei UBS implementiert und konnte aufgrund der Erfahrungen in dieser Phase die Lösung laufend optimieren. Ab 2014 soll die Mehrjahresplanung vollumfänglich über das neue System abgewickelt werden. «Dank CIP erhoffen wir uns einen besseren Überblick über den Zustand unserer Liegenschaften. In Zukunft wissen wir, wie weit die geplanten Massnahmen aus der Unterhaltsplanung umgesetzt sind und wo die Kosten anfallen. Dadurch können wir den Unterhalt und die notwendigen Investitionen auf mehrere Jahre hinaus gezielter planen und priorisieren», stellt Heinz Feigl, Head Property Management CREAS bei UBS fest. «In Zukunft wissen wir, wie weit die geplanten Massnahmen aus der Unterhaltsplanung umgesetzt sind und wo die Kosten anfallen.» Heinz Feigl, UBS chenbaren und auf mehrere Jahre hinaus angelegten Unterhaltsplanungs-Budget. «Das CIP bietet dem Kunden zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick über den Umsetzungsgrad der geplanten Massnahmen und des SwISS News – Winter 2013 / 2014 | 3
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