Facility Management Planification intelligente à long terme de la maintenance ISS travaille au lancement d’un outil électronique facilitant la gestion à long terme des vastes parcs immobiliers. Cet outil garantit des budgets calculables et offre à tout moment un aperçu des coûts et des mesures d’entretien. Patrick Döbelin, Head Key Account Management ISS. ISS planifie l’entretien et la maintenance des bâtiments d’exploitation d’UBS. Ce portefeuille comportant plusieurs centaines d’immeubles, il n’est pas toujours aisé de garder une vue d’ensemble des délais, de la mise en œuvre des mesures requises et des coûts résultants. ISS a donc décidé en 2012 de développer, en collaboration avec ses clients, son propre outil basé sur une banque de données – le Customer Information Portal (CIP) – destiné à la planification pluriannuelle. Cette application présente des avantages majeurs par rapport à la solution précédente basée sur Excel. Maîtrise permanente des coûts L’outil de planification pluriannuelle est un instrument de planification financière qui établit une liste de toutes les mesures techniques et de construction exigibles pour gement chez ISS, décrit l’avantage majeur de ce système : « Le CIP assure au client en toute circonstance un aperçu actuel du degré de mise en œuvre des mesures planifiées et du budget utilisé à ce moment. Si des mesures sont annulées ou différées ou s’avèrent moins onéreuses que prévu, les moyens dégagés en conséquence sont présentés. » L’utilisation du CIP est fondée sur l’analyse de l’état des bâtiments et de leurs installations effectuée par les collaboratrices et collaborateurs d’ISS sur le site. Cette analyse sert de base à la planification des mesures de maintenance et de renouvellement requises. Les mesures sont ensuite classées par ordre de priorité en fonction de l’urgence de leur mise en œuvre. Nous obtenons ainsi un programme annuel, la planification de maintenance, dont l’exécution individuelle doit systématiquement être autorisée par le Responsable d’immeuble du client. Une planification sur plusieurs années ISS a mis en œuvre ce système chez UBS début 2013 et a pu l’optimiser en permanence au vu des expériences tirées lors de cette phase. À partir de 2014, la planification pluriannuelle sera intégralement traitée au moyen du nouveau système. « Grâce au CIP, nous escomptons obtenir un aperçu plus clair de l’état de nos immeubles. À l’avenir, nous connaîtrons à tout moment l’état d’avancement des mesures planifiées sur la base de la planification de maintenance ainsi que l’origine des coûts. Nous pourrons ainsi planifier l’entretien et les investissements requis sur plusieurs années de façon plus ciblée en fonction des priorités », constate Heinz Feigl, Head Property Management CREAS chez UBS. SwISS News – Hiver 2013/2014 | 3 « À l’avenir, nous connaîtrons à tout moment l’état d’avancement des mesures planifiées sur la base de la planification de maintenance ainsi que l’origine des coûts. » Heinz Feigl, UBS le client et présente les coûts résultants. Il permet ainsi d’obtenir un budget de maintenance calculable sur plusieurs années. Patrick Döbelin, Head Key Account Mana-
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